بعض النصائح والحيّل السريعة فى التعامل مع برامج Microsoft Excel
إذا كنت تستخدم Microsoft Excel 2010 أو Microsoft Excel 2007، فانت بالتأكيد تعلم مدى بساطة بناء جداول البيانات أو نمذجة و تحليل تقريبا أي نوع من البيانات.ولكن هل كنت تعلم أنه يمكنك أيضا الاتصال والتعاون مع نظرائك بنقرة أو أنك تستطيع بسرعة إنشاء رسوم بيانية وتوضيحية جذابة و مثالية للاستخدام مع أي تطبيق منزلي أو تجاري؟ و كل شيء ينبع من كيفية استخدامك للموارد التى في متناول يديك.
وإليك بعض النصائح في متناول اليد لتحصل على الأكثر من Excel.
أساسيات وصيغ Excel
مثل ورقة من ورق الرسم البياني، تنقسم جداول بيانات Excel إلى صفوف وأعمدة تتقاطع وتنشئ المربعات المعروفة بالخلايا. تتم تسمية الأعمدة حسب الترتيب الأبجدي (ألف، باء، جيم)، وتتم تسمية الصفوف رقمياً (1، 2، 3...). يمكنك إدخال بيانات أبجدية و رقمية في أي خلية واستخدام الصيغ والدالات لإجراء عمليات حسابية على البيانات. ثم يمكنك إنشاء الجداول والرسوم البيانية لعرض النتائج.
على سبيل المثال، لإنشاء ميزانية معيشة شهرية بسيطة لأسرة ما ، فقط اكتب "الميزانية" في الخلية A1، واضغط ENTER. في الخلايا A3 حتى AX (X تشير إلى رقم صف الخلية النهائية التى يمكنك تعبئتها بالبيانات)، أدخل فئات المصاريف العامة مثل الرهن العقاري والإيجار، والغذاء، والمرافق والترفيه. في الخلايا B3 إلى BX، أدخل النفقات المتوقعة. وفي الخليتين أدنى BX (إذا كانت x تساوي 15، هذه الخلية ستكون B17)، أدخل الصيغة لمجموع النفقات الخاصة بك: = SUM(B3:B15) أو من الشريط أعلاه ، وضمن التبويب الصيغ " Formulas "، انقر فوق زر إدراج دالة" Insert Function " أو رمز الجمع التلقائي" AutoSum symbol " في الشريط للوصول إلى هذه الوظيفة. ومن ثم عندما تقوم بتعديل أي عدد موجود في الخلايا B3 إلى BX، سترى الحساب الإجمالي يتغير تلقائياً.
لاحظ أن Excel يوفر مجموعة كاملة من الصيغ القابلة للبرمجة و التي يمكن إدراجها لتنظيم وحساب البيانات. هذه الإرشادات يمكن استخدامها للقيام بمهام بسيطة مثل الجمع والطرح والضرب أو حساب التواريخ والمتوسطات. استخدم الصيغ الأكثر تقدما لتوليد نتائج منسقة تلقائيا، قم بتغيير النص من الأحرف الكبيرة لأحرف صغيرة، أوقم بدمج البيانات من أعمدة متعددة في كيان واحد.
تجميد الأعمدة والصفوف
تجميد الأجزاء المميزة في جدول البيانات حيث تظل مرئية أثناء إدخال المزيد من البيانات أسفل الصفحة ممكن عند الحاجة إلى مقارنة الأرقام والحقائق. يمكنك أيضا تقسيم النافذة إلى أوراق عمل متعددة حتى إذا قمت بالتمرير في جزء واحد تظل المعلومات المعروضة داخل الأخرى ثابتة. قم بالاحتفاظ بعناوين الأعمدة والمعلومات في الأفق أثناء التمرير.
إنشاء المخططات والرسومات
في Excel، يمكنك إنشاء الصور الملونة والرسوم البيانية و إنشاء تقارير ملفتة للنظر في عدة دقائق حيث يمكنك فيما بعد فهم البيانات أو أنماط الإنفاق بمجرد لمحة سريعة.
يوفر Excel مجموعة متنوعة من الطرق العملية لتمثيل البيانات،مثل المخططات الدائرية والشريطية للرسوم البيانية و sparklines التى تجذب الاهتمام، مما يجعل من السهل فهم البيانات في لمح البصر. هذه الصور توفر طريقة سريعة وبديهية لعرض المعلومات وتوضيح نقاط أكثر فعالية. وتشمل خيارات المخططات:
أساسيات وصيغ Excel
مثل ورقة من ورق الرسم البياني، تنقسم جداول بيانات Excel إلى صفوف وأعمدة تتقاطع وتنشئ المربعات المعروفة بالخلايا. تتم تسمية الأعمدة حسب الترتيب الأبجدي (ألف، باء، جيم)، وتتم تسمية الصفوف رقمياً (1، 2، 3...). يمكنك إدخال بيانات أبجدية و رقمية في أي خلية واستخدام الصيغ والدالات لإجراء عمليات حسابية على البيانات. ثم يمكنك إنشاء الجداول والرسوم البيانية لعرض النتائج.
على سبيل المثال، لإنشاء ميزانية معيشة شهرية بسيطة لأسرة ما ، فقط اكتب "الميزانية" في الخلية A1، واضغط ENTER. في الخلايا A3 حتى AX (X تشير إلى رقم صف الخلية النهائية التى يمكنك تعبئتها بالبيانات)، أدخل فئات المصاريف العامة مثل الرهن العقاري والإيجار، والغذاء، والمرافق والترفيه. في الخلايا B3 إلى BX، أدخل النفقات المتوقعة. وفي الخليتين أدنى BX (إذا كانت x تساوي 15، هذه الخلية ستكون B17)، أدخل الصيغة لمجموع النفقات الخاصة بك: = SUM(B3:B15) أو من الشريط أعلاه ، وضمن التبويب الصيغ " Formulas "، انقر فوق زر إدراج دالة" Insert Function " أو رمز الجمع التلقائي" AutoSum symbol " في الشريط للوصول إلى هذه الوظيفة. ومن ثم عندما تقوم بتعديل أي عدد موجود في الخلايا B3 إلى BX، سترى الحساب الإجمالي يتغير تلقائياً.
لاحظ أن Excel يوفر مجموعة كاملة من الصيغ القابلة للبرمجة و التي يمكن إدراجها لتنظيم وحساب البيانات. هذه الإرشادات يمكن استخدامها للقيام بمهام بسيطة مثل الجمع والطرح والضرب أو حساب التواريخ والمتوسطات. استخدم الصيغ الأكثر تقدما لتوليد نتائج منسقة تلقائيا، قم بتغيير النص من الأحرف الكبيرة لأحرف صغيرة، أوقم بدمج البيانات من أعمدة متعددة في كيان واحد.
تجميد الأعمدة والصفوف
تجميد الأجزاء المميزة في جدول البيانات حيث تظل مرئية أثناء إدخال المزيد من البيانات أسفل الصفحة ممكن عند الحاجة إلى مقارنة الأرقام والحقائق. يمكنك أيضا تقسيم النافذة إلى أوراق عمل متعددة حتى إذا قمت بالتمرير في جزء واحد تظل المعلومات المعروضة داخل الأخرى ثابتة. قم بالاحتفاظ بعناوين الأعمدة والمعلومات في الأفق أثناء التمرير.
إنشاء المخططات والرسومات
في Excel، يمكنك إنشاء الصور الملونة والرسوم البيانية و إنشاء تقارير ملفتة للنظر في عدة دقائق حيث يمكنك فيما بعد فهم البيانات أو أنماط الإنفاق بمجرد لمحة سريعة.
يوفر Excel مجموعة متنوعة من الطرق العملية لتمثيل البيانات،مثل المخططات الدائرية والشريطية للرسوم البيانية و sparklines التى تجذب الاهتمام، مما يجعل من السهل فهم البيانات في لمح البصر. هذه الصور توفر طريقة سريعة وبديهية لعرض المعلومات وتوضيح نقاط أكثر فعالية. وتشمل خيارات المخططات:
- Area
- Bar
- Bubble
- Column
- Doughnut
- Line
- Organization
- Pie
- Radar
- Stock
- Surface
- XY) Scatter)
تقارير PivotTable و PivotChart المفصلة تمكنك من تلخيص كميات كبيرة من البيانات بسرعة حتى أنه يمكنك استعراض وتقييم المعلومات بطريقة أكثر بساطة.
لأنعاش جداول البيانات الخاصة بك أكثر، يمكنك أيضا استخدام الصور والقصاصات الفنية والرسومات المخصصة الأخرى.
التفاف النص وعمل فواصل الأسطر
في بعض الأحيان، من الضروري أن يظهر النص على عدة أسطر داخل الخلية، على سبيل المثال، عندما تقوم بإدخال عناوين الأشخاص. لإنشاء هذا التأثير، يمكنك مطالبة Excel بإجراء التفاف النص تلقائياً، أو يمكنك يدوياً إدخال فاصل أسطر.
مزيد من التلميحات والنصائح
•اعرف اختصارات لوحة المفاتيح لمساعدتك في العمل مع البيانات في جداول البيانات الخاصة بك دون الحاجة إلى المرور من خلال القوائم .
•شريط الأدوات الرسومية الذي يجعل بناء واستخدام جداول البيانات بسيطا ، هو مفتاحك لإنشاء جداول بيانات مفيدة. الشريط يوفر لك الوقت ويتيح لك الوصول إلى مجموعة أدوات ضخمة من الحيل البصرية والحسابية.
•التنسيق حسب شروطك يسمح لك تلقائياً بتغيير مظهر الخلايا حتى تفي بمعايير محددة ومعرفة من قبل المستخدم. التنسيق الشرطي يسمح لك بسرعة تحديد نقاط البيانات الهامة مثل الطلاب أو الباعة ذوي أعلى أداء.
•باستخدام التطبيق Microsoft Excel Web App يمكنك الوصول إلى جداول البيانات من أي مكان باستخدام مستعرض ويب الخاص بك أويمكنك بسهولة من المشاركة والتعاون مع الأصدقاء والزملاء.حيث إن تطبيق الويب حل مناسب لإدارة المشاريع التى تتطلب عمل جماعي.
•PowerPivot for Excel 2010 ، إحدى الوظائف الإضافية التى يمكنك تنزيلها مجاناً، حتى أنها تقدم المزيد من العضلات لتنفيذ العمليات الحسابية التي تنطوي على كميات كبيرة من البيانات. يمكن للمستخدمين أيضا بسهولة مشاركة جداول البيانات للمساعدة عندما يكون عبء العمل ثقيل.
تعليقات
إرسال تعليق